Avez-vous parfois besoin d'insérer des fichiers dans Excel pour partager des informations plus détaillées avec vos collègues ? Qu'il s'agisse d'insérer des PDF ou des documents Word, cela semble assez simple : il suffit de cliquer sur Insérer, Texte, Objet, de choisir votre fichier, et le tour est joué !
Et ensuite ? Votre fichier finit par flotter dans votre feuille de calcul, sans être ancré dans une cellule spécifique. Pour les trier ou les déplacer avec le reste de vos données, vous avez vraiment besoin de les placer dans une seule cellule. Sans parler de la taille exponentielle de votre feuille de calcul.
Dans ce bref article, nous allons explorer :
- Comment Excel peut gérer les pièces jointes aussi bien que possible
- Une alternative, RowShare, un tableau en ligne qui propose un excellente alternative pour insérer des pièces jointes.
Insérer des fichiers dans Excel
Pour insérer un fichier dans un fichier Excel, procédez comme suit :
- Cliquez sur l’onglet « Insérer »
- Cliquez sur « Objet » sous le groupe « Texte »
- Sélectionnez « Créer à partir d’un fichier »
- Cliquez sur « Parcourir »
- Trouvez votre fichier
- Cochez la case « Afficher sous forme d’icône » si vous souhaitez insérer une icône renvoyant au fichier
- Cliquez sur « OK »
Une fois que vous avez réussi à insérer des documents Word dans Excel ou joindre un PDF à Excel (ou tout autre type de fichier), vous réalisez probablement que ce dont vous avez besoin est d’insérer votre fichier dans une seule cellule. Sinon, votre fichier ne suivra pas les redimensionnements de vos lignes et colonnes
Pour ce faire, procédez comme suit :
- Redimensionnez votre fichier ou votre cellule jusqu'à ce que le fichier tienne dans la cellule (bon courage 🙃)
- Cliquez avec le bouton droit sur votre fichier et sélectionnez « Formater l’objet »
- Cliquez sur l’onglet « Propriétés »
- Sélectionnez « Déplacer et redimensionner avec les cellules »
Il vous faudra répéter cette manipulation pour chaque fichier, au risque de déformer votre classeur avec des lignes et colonnes très larges. De plus, comme la taille (le poids en kilo-octets ou méga-octets) de votre fichier Excel sera la taille de la feuille elle-même plus la taille de tous les fichiers joints, votre fichier Excel va rapidement grossir.
À ce stade, vous vous êtes probablement rendu compte que cela pouvait fonctionner pour une tâche ponctuelle, pour quelques fichiers. Mais si vous recherchez une solution à long terme, Excel n'est pas un excellent hôte pour vos fichiers.
C'est une excellente opportunité de jeter un oeil à RowShare.
Joignez facilement des fichiers avec RowShare
Il est temps de dire adieu aux feuilles de calcul compliquées et aux échanges interminables de courriels. RowShare, une table en ligne axée sur le partage et la collaboration, propose une solution plus simple. Vous pouvez insérer des pièces jointes en un clic de souris ! Soyons clairs : RowShare ne remplacera jamais Excel, mais pourrait constituer une excellente alternative pour des cas d'utilisation spécifiques tels que les feuilles de calcul contenant des pièces jointes.
Dans RowShare, l'ajout de fichiers est très simple :
- Ajoutez une colonne de type « Fichier » à votre tableau
- Cliquez sur n'importe quelle cellule de cette colonne, sélectionnez votre fichier et c'est tout !
Vous pouvez également contrôler votre tableau et vos fichiers comme vous le souhaitez, qu'il s'agisse de trier, de filtrer, de définir les colonnes en lecture seule, etc. Si nécessaire, vous pouvez même contrôler qui peut accéder à quelles lignes et à quelles colonnes.
Rien de plus simple, voici une petite vidéo si vous avez besoin d'aide :
Lorsqu'il s'agit de collecter, de centraliser et de partager des données avec vos collègues, partenaires, fournisseurs, clients, RowShare est un véritable gain de temps !
Conseil : Si votre tableau est déjà dans Excel, importez-le dans RowShare et remplacez le type de colonne approprié par Fichier. Cliquez ensuite sur la case et téléchargez le fichier.
Une fois que vous avez fini d'ajuster votre tableau dans RowShare, vous pouvez synchronisez-le avec Excel pour accéder aux meilleures fonctionnalités des deux outils. Lors de la synchronisation avec Excel, au lieu d'avoir la pièce jointe elle-même, vous aurez le lien vers le fichier dans votre feuille Excel.
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