Foundations organise avec RowShare le reporting de plus de 50 agences

Pouvez-vous nous donner une brève description de votre entreprise/organisation ?

Je suis Paul Smith, directeur de Foundations. Foundations est nommé par le ministère britannique du logement, des communautés et du gouvernement local pour superviser un réseau national d’agences d’amélioration de l’habitat (HIA) et de fournisseurs dans toute l’Angleterre.

Le Foundations Independant Living Trust est la branche caritative des fondations.  Nous aidons les personnes âgées et vulnérables à vivre dignement dans leur propre maison en gérant des fonds qui permettent aux agences locales d’amélioration de l’habitat d’offrir une série de mesures de soutien.

Cela aide les personnes à faire des choses comme améliorer ou réparer le chauffage dans leur maison.

Quels problèmes essayiez-vous de résoudre ?

La fondation « Foundations Independant Living Trust » finance plus de 50 agences afin qu’elles puissent aider leurs utilisateurs à améliorer leur logement. En retour, chaque mois, chaque agence nous informe de l’utilisation des fonds, des projets menés et de leur état d’avancement.

Avant de commencer à utiliser RowShare, nous recevions une fois par mois une feuille de calcul de ces 50+ agences. Chaque mois, nous devions rechercher de nombreuses agences pour obtenir leur mise à jour mensuelle, puis un membre de mon équipe devait consolider les données dans une feuille de calcul globale par un processus de copier-coller intensif et sujet aux erreurs.

Nous leur avons ensuite demandé de nous envoyer un courriel avec un PDF signé pour confirmer que le travail était fait.

Nos principaux problèmes étaient que cela prenait beaucoup de temps et que nous n’avions pas de statut en direct. Le tableur global n’était mis à jour qu’une fois par mois.

Vous avez alors décidé que cela devait changer ?

En effet. J’ai cherché une meilleure solution. J’ai probablement cherché sur Google quelque chose comme « feuilles de calcul partagées ».

Nous voulions obtenir une vue consolidée en direct tout en garantissant que chaque agence ne verrait que ses propres données.

Nous avons essayé Excel, Google Sheets et Airtable, mais ils n’ont pas fait l’affaire pour ce qui est de permettre aux utilisateurs de ne voir qu’une partie du tableau alors que nous voyons tout. Seul RowShare pouvait faire cela.

Quels ont été les efforts déployés pour la mise en place de RowShare ?

Au cours des 30 jours d’essai gratuit, nous avons découvert le produit et l’avons installé nous-mêmes sans l’intervention d’une équipe informatique. Cela a été assez simple une fois que nous avons réalisé que RowShare n’était pas une base de données relationnelle mais un tableur collaboratif.

Qui sont vos utilisateurs de RowShare et comment l’utilisent-ils ?

Nous sommes quatre ici et un dans chacune des agences d’amélioration de l’habitat, généralement leur administrateur, pour un total d’environ 60 utilisateurs.

Les agences disposent d’un budget forfaitaire pour l’année, et elles inscrivent dans RowShare une ligne pour chaque projet où elles dépensent une partie de ce budget.

De notre côté, nous lisons surtout les dépenses. Au jour le jour, si nécessaire, nous utilisons le tableur pour avoir une vue toujours à jour du budget utilisé. Une fois par mois, nous l’ouvrons dans Excel pour créer des graphiques et des tableaux croisés dynamiques.

Qu’est-ce qui vous plaît dans RowShare ? En quoi cela vous aide-t-il ?

Tout d’abord, RowShare permet à mon équipe d‘économiser 2 à 3 jours de travail administratif par mois : c’est le temps dont elle avait besoin pour contacter les agences et copier-coller les données de diverses sources dans un fichier Excel global qui était interne aux agences. Mais je dispose également de données actualisées à tout moment ! Nous gagnons donc du temps et je n’ai pas besoin d’attendre la fin du mois pour obtenir une mise à jour : nous sommes gagnants sur les deux tableaux.

Les utilisateurs à distance apprécient également. Ils l’utilisent depuis environ 2 ans et se sont familiarisés avec. Ils aiment pouvoir télécharger les documents scannés dans le tableau au lieu d’envoyer Excel d’une part et les PDF d’autre part.

Recommanderiez-vous RowShare ?

Oui, sans aucun doute.