Hello Courtier connecte ses ventes et son marketing avec RowShare

HelloCourtier a choisi RowShare pour organiser sa prospection commerciale. Luidgi Ciavarella, directeur d’agence, partage avec nous les raisons de ce choix.

Pouvez-vous partager une brève description de votre entreprise?

Hello Courtier est un réseau d’agences de courtage en prêt immobilier et en assurance emprunteur. Créée par Mehdi Dziri, fort de 14 ans d’expérience dans ce domaine . Hello Courtier compte à ce jour 25 courtiers spécialistes dans 5 agences implantées à Paris. Nous sommes une PME en forte croissance.

Je suis Luidgi Ciavarella, directeur de l’agence Paris le Marais. Je suis en charge d’animer une équipe de 7 courtiers et d’accompagner mes clients dans la réalisation de leur projet immobilier. J’anime également notre réseau d’apporteurs d’affaires.

Quels problèmes essayiez-vous de résoudre avec RowShare ?

Nous étions à la recherche d’un outil qui nous permette d’améliorer la collaboration entre les différents interlocuteurs chez Hello Courtier (les courtiers, les directeurs d’agence et notre président) et nos partenaires externes (agences immobilières, notaires, promoteurs, constructeurs, conseillers en gestion de patrimoine…). L’enjeu principal était le suivi de l’activité de prospection commerciale, pour que l’information soit mieux organisée, mieux structurée, et qu’elle circule mieux entre nous.

Comment abordiez-vous ce problème avant d’utiliser RowShare ?

Jusque là chacun avait son propre fichier Excel, adapté à ses propres besoins. Les courtiers envoyaient régulièrement leur fichier à leur directeur d’agence qui validait et agrégeait les informations avant de les renvoyer à son tour au président de la société qui devait à son tour agréger les informations. Nous avions bien entendu envisagé des pistes d’amélioration comme de travailler sur un tableur partagé (Excel Online ou Google Sheets), mais ça n’était pas adapté à nos problématiques de confidentialité : il n’était pas question que chacun puisse voir et modifier les informations saisies par les autres. Nous utilisons aussi un logiciel de simulation financière indispensable pour notre métier, mais il n’est pas du tout collaboratif. Enfin, nous avions envisagé de mettre en place un CRM, mais d’une part le recouvrement fonctionnel avec notre logiciel métier était trop important et d’autre part mettre en place un CRM juste pour le suivi d’activité n’aurait pas eu de sens.

Pourquoi avez-vous choisi RowShare plutôt qu’un autre logiciel ?

Nous avons été séduits par la gestion des droits simple et puissante à la fois : chaque utilisateur voit uniquement ses données, chaque directeur les données de son équipe, et notre patron voit l’ensemble. Tout ceci sans passer aucun temps à configurer les droits. En plus d’avoir des tableaux de suivi centralisés, toujours à jour, où chacun accède à ses propres données, nous avons apprécié certaines fonctions collaboratives comme les alertes : quand une relance est planifiée, le courtier concerné sera relancé automatiquement à l’échéance. Nous sommes également intéressés par la possibilité d’insérer des pièces jointes dans les tableaux, mais nous ne l’avons pas encore implémentée.

Comment s’est déroulée la mise en œuvre ? À quelle vitesse ? Avez-vous eu besoin d’aide ? Comment était l’aide ?

Nous avons tout d’abord découvert la version gratuite en ligne, sans aucune aide. Puis nous avons échangé par téléphone avec l’équipe RowShare au moment de tester la version Business. Lors de cet échange, nous avons parlé de nos besoins métier et identifié les fonctionnalités de RowShare qui pourraient nous rendre service. Nous en avons profité pour améliorer notre tableau.

Comment est-ce que RowShare est utilisé dans votre entreprise ?

Les 25 collaborateurs de Hello Courtier utilisent RowShare au quotidien. Après une démonstration, ils sont rapidement autonomes et apprécient la simplicité de l’outil, même comparé à Excel, pourtant connu de tous. Hello Courtier est en forte croissance et tous nos futurs collaborateurs l’utiliseront aussi. Nous l’utilisons pour le suivi des activités de prospections commerciale. Chaque ligne de tableau RowShare correspond à une activité. Elle est assignée à la personne en charge de l’activité. Les managers voient les informations de leur équipe, et le président de Hello Courtier voit l’ensemble des données.

Comment RowShare a-t-il aidé à économiser du temps ou de l’argent ou à éviter les risques? Avez-vous des métriques ou des KPI?

RowShare nous a considérablement fait gagner du temps dans notre quotidien. Auparavant chacun avait son fichier Excel. A l’échelle d’une agence, le management passait beaucoup de temps à agréger les données, et il fallait prévoir des réunions pour échanger sur le suivi d’activité de chaque courtier. Il arrivait que le format des fichiers de suivi dérive d’un utilisateur à l’autre, rendant l’agrégation des données bien plus longue.

Aujourd’hui chaque directeur d’agence et le président de la société gagnent beaucoup de temps et ont accès à l’information à jour en temps réel. Leurs échanges avec les équipes sont concentrés sur la prospection elle-même et les résultats, et non plus sur la qualité des données et leur manipulation.

Les courtiers eux-mêmes y gagnent aussi car ils ont la garantie que leur saisie est correcte et ils peuvent travailler depuis leur téléphone sur le terrain. Ils passent moins de temps en face à face avec leur manager, et quand ils le font, c’est pour parler de leur activité, pas pour faire de la saisie de données.

Le suivi de la prospection commerciale représente jusqu’à 2 heures par jour, et ce temps a été réduit d’au moins 30% grâce à RowShare. On parle donc d’un gain d’au moins 40 minutes par jour, soit près de 2 jours de travail par mois gagné par personne !

Recommanderiez-vous RowShare ?

Bien évidemment. J’ai travaillé dans de très grandes sociétés et je suis aujourd’hui dans une structure bien plus petite qui n’a pas les mêmes moyens, et qui a surtout besoin d’être très agile. RowShare répond à nos attentes en nous donnant les moyens d’être encore plus efficace que les grosses structures.