EEDF automatise ses processus RH avec RowShare

En 2022,  Éclaireuses Éclaireurs de France (EEDF) a choisi RowShare comme nouvel outil d’automatisation des processus RH. Ils ont accepté de répondre à quelques questions de notre équipe :

Pouvez-vous partager une brève description de votre entreprise?

EEDF est une association française créée il y a plus de 100 ans. Elle a été fondée pour soutenir le mouvement du scoutisme laïque. Avec ses 3 structures, l’Association organise des vacances adaptées pour adultes et mineurs en situation d’handicap mental et accueille dans ce cadre entre 500 et 2000 vacanciers par an pendant toutes les vacances scolaires, avec des périodes de pointe spécialement l’été et à Noël.

Quels problèmes essayiez vous de résoudre avec RowShare ?

Nous employons des saisonniers en contrat d’engagement éducatif pour faire face aux périodes de pointe. Cependant, la période de recrutement est courte et le nombre de candidats est tellement important que cela rendait difficile la gestion des recrutements et des contrats. Les contrats d’ailleurs étaient générés manuellement et de manière différente d’un service à l’autre, ce qui rendait le processus complexe et source d’erreurs, voir de retards. Cela pouvait finalement même entraver le processus d’embauche. Notre défi était donc de rendre ce processus plus standardisé, plus rapide mais surtout plus automatisé. Mais en même temps il fallait le faire via un outil facile d’utilisation et d’accès aussi bien pour les candidats que pour nos équipes dans les 3 structures.

Comment faisiez vous avant d’utiliser RowShare?

Avant d’utiliser RowShare, nous avons commencé à simplifier et à numériser une partie du processus en utilisant DocuSign pour la génération de contrats de travail. Les données ont été extraites de Google Sheets ou de Microsoft Excel, mais il y avait encore beaucoup de recopie manuelle.

Nous avons ensuite essayé Power Automate, mais cela était trop complexe à mettre en œuvre et avait des limitations d’accès ce qui nous amenait toujours à recopier manuellement les informations d’un tableau à l’autre. De plus, nous avions besoin que les responsables de séjour dans les différentes structures ne voient que les données de leurs propres salariés.

Pourquoi avez-vous choisi RowShare plutôt qu’un autre logiciel ?

Nous étions à la recherche d’un système programmable pour automatiser entièrement notre processus. Notre solution idéale devrait ne pas s’éloigner d’un environnement de tableur, simple et facile à utiliser par tous, et en plus elle doit inclure des fonctionnalités de stockage dans le cloud, d’automatisation et de contrôle d’accès afin que chacun ne puisse voir que les données le concernant, qu’il s’agisse des candidats ou des responsables des structures.

Je n’étais pas sûr de trouver un outil « prêt à l’emploi » sur le marché qui répondait à l’ensemble de ces critères, mais en recherchant sur Google, j’ai découvert RowShare. En échangeant avec un de leur expert, j’ai été ravi de découvrir que leur solution pouvait également être interconnectée à DocuSign via Zapier. Cela a vraiment dépassé toutes nos attentes.

Comment s’est déroulée la mise en œuvre ? Avez-vous eu besoin d’aide ?

La mise en œuvre a été rapide. J’ai décrit à l’équipe RowShare notre processus de construction des contrats de travail, le workflow de validation des contrats qu’on doit suivre et j’ai partagé également avec l’équipe les modèles de documents que nous utilisions. Et l’équipe RowShare a tout configuré pour nous, de sorte que nos processus soient automatisés rapidement sans être perturbés. Il faut également dire que l’outil est si facile à utiliser qu’il est fonctionnel dès le premier jour. Les utilisateurs en interne et en externe n’ont pas eu de diffcultés à l’utiliser.

Qui sont les utilisateurs RowShare de votre entreprise ?

D’abord la responsable RH, les permanents en charge de la lecture des données, l’ensemble de l’équipe, y compris parfois le directeur de séjour. Ce qui est génial c’est qu’on peut aussi accéder à RowShare via Microsoft Teams.

Quel est votre aspect préféré de RowShare ?

D’abord il faut dire que RowShare nous a permis de gagner non seulement en fiabilité de données mais aussi en de temps de process. Maintenant, même le dimanche, on peut générer des contrats et ça demande moins de 5 minutes. Même en l’absence des RH, le processus reste fonctionnel.

Mais ce que j’adore le plus dans RowShare, c’est la gestion des accès personnalisée aux colonnes et lignes du tableau pour chaque utilisateur et type d’utilisateur. C’est vraiment génial et ça apporte une vraie plus-value par rapport à Excel 365, qui lui est plus reconnu pour sa puissance de calcul.

Aussi, je pense que le meilleure atout de RowShare, reste sa connectivité avec Zapier, ce qu’on peut imaginer comme processus grâce à cette connectivité est juste incroyable.