Les Associés automatisent le calcul des commissions et la gestion des factures avec RowShare

À la suite d’un échange récent avec l’un de nos clients, Les Associés, une interview a été réalisée et s’est déroulée comme suit :

Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis Caroline Brument, gérante associée, en charge des sujets administratifs et fonctionnels. Avec Julien Brument, mon mari, nous avons créé notre entreprise en mai 2020. Initialement, nous dirigions un cabinet spécialisé dans la gestion de patrimoine. La période du COVID-19 a été un tournant, nous amenant à reconsidérer notre activité. C’est dans ce contexte qu’est née l’idée de former « Les Associés », un réseau national regroupant des cabinets en gestion de patrimoine indépendants et des courtiers. Aujourd’hui, nous comptons plus de 100 membres dans toute la France.

Notre mission est de simplifier leur activité en offrant des solutions aux problématiques métiers, telles que la conformité et la négociation avec les partenaires. Bien que des groupements existent dans notre secteur depuis 30 ans, notre approche innove en aidant les membres à naviguer dans un environnement réglementaire complexe. Depuis le COVID, les défis administratifs et réglementaires se sont multipliés, surtout pour les indépendants. Nous sommes là pour les soutenir dans cette transition.

Quel problème métier essayiez-vous de résoudre ?

Notre problématique initiale était la complexité des protocoles de rémunération entre assureurs, courtiers et conseillers.

Chaque assureur a sa façon de calculer, les commissions, les surcommissions, les reprises de commissions… À tel point que de nombreux acteurs travaillent en aveugle et découvrent à la fin du mois leur rémunération versée par les assureurs. Non seulement ils ne sont pas en position de piloter, mais ils ne peuvent pas détecter d’éventuelles erreurs.

Nous voulions proposer aux membres de notre réseau un outil de calcul de commissions leur permettant de calculer instantanément leurs commissions futures et de les suivre sur la durée.

Une fois les commissions calculées, nous voulions également améliorer la gestion des factures au sein de notre réseau. Notre objectif était de simplifier l’édition des factures, leur mise à disposition en ligne et leur validation avant paiement.

Comment abordiez-vous ce problème avant d’utiliser RowShare ?

Au tout début, nous traitions les commissions dans un tableau Excel. Mais il n’était pas adapté à tous nos cas d’usage. Il fallait refaire des calculs à la main et les résultats n’étaient pas aussi fiables.

Nous envoyions donc une copie de ce fichier Excel à chaque membre, sans savoir si allaient s’en servir, ni pouvoir le mettre à jour simplement.

Côté facturation, nous éditions les factures à la main, une par une, puis relancions nos membres pour obtenir leur validation. C’était chronophage.

Quelles autres solutions avez-vous envisagées ?

Nous avons eu deux expériences marquantes.

Avant de fonder Les Associés, notre cabinet avait investi dans le développement d’un CRM personnalisé, réalisé par une société spécialisée. Ce CRM, intégrant un système de calcul des commissions, nous a coûté plus de 40 000€. Même après plusieurs mois, le fonctionnement n’a jamais été satisfaisant. De plus, la moindre modification ou correction coûtait plusieurs milliers d’euros. Nous avons donc arrêté les frais assez rapidement et abandonné cette solution.

Après cette expérience, nous avons exploré le marché à la recherche d’un outil spécifiquement conçu pour le calcul des commissions pour les courtiers.

Pendant cette recherche, nous avons envisagé une autre solution qui ne répondait pas pleinement à nos attentes, puis nous avons découvert RowShare, qui a finalement répondu à nos besoins.

Pourquoi avez-vous choisi RowShare ?

Il n’y avait pas vraiment d’alternative viable économiquement.

C’était la seule solution abordable qui puisse répondre à nos attentes. A vrai dire, au début nous avions un doute que RowShare allait pouvoir répondre à nos attentes dans un délai et un budget aussi raisonnable.

Comment s’est déroulée la mise en œuvre ?

Le premier tableau a été mis en œuvre par l’équipe RowShare car il reposait sur un processus complexe.

Comment imaginer une formule qui calcule les commissions pour chaque produit de chacun de nos partenaires assureurs et qui puisse suivre les évolutions de leurs protocoles de rémunération ?

Il fallait un expert pour imaginer la solution pour décrire l’ensemble des protocoles de nos partenaires. Vous nous avez proposé une solution qui nous a rendu autonomes pour tenir à jour le catalogue des produits commercialisés. La formule de calcul s’adapte automatiquement !

Ça a été live assez rapidement, en quelques semaines. Nous avons été agréablement surpris par l’efficacité. Il nous fallait une personne qui connaissait notre métier, et qui comprenait les mécanismes des données et de commissions des différents assureurs.

Ensuite, nous avons commencé à faire les choses par nous-mêmes, en créant plus de tableaux par nous-mêmes. Puis, 18 mois plus tard, nous avons de nouveau demandé de l’aide à l’équipe RowShare pour des process plus compliqués, comme mettre en place des workflows, ou créer des rapports et apprendre à utiliser les fonctionnalités les plus pointues.

Qui sont les utilisateurs RowShare dans votre entreprise ?

Toute notre équipe mais aussi et surtout les 110 membres de notre réseau Les Associés. Autant d’utilisateurs autonomes, avec des cultures informatiques très différentes.

Tous les courtiers utilisent RowShare à des niveaux différents. Comme ce ne sont pas des salariés, on ne leur impose rien. Ils viennent au moins une fois par mois valider leur facture, mais pour certains, c’est vraiment leur outil quotidien.

Qu’est-ce que RowShare vous a apporté ?

RowShare nous aide sur trois tableaux : gain de temps, données plus fiables et différenciation commerciale.

• Gain de temps
  ‍La facturation est une étape clé qui prend beaucoup de temps car tout part des relevés des assureurs. Le calcul des commissions est très central dans la relation avec nos membres
  Aujourd’hui le processus est simplifié et plus rapide car les factures sont générées automatiquement à partir de nos données.

• Calculs et factures fiabilisés
  ‍Cette automatisation permet aussi d’éviter la quasi-totalité des erreurs de facturation, ce qui est précieux. En effet, si une erreur est en notre défaveur, on perd de l’argent et rares sont ceux qui nous le signalent. À l’inverse, si l’erreur est en notre faveur, on risque de perdre la confiance de la société qu’on surfacture. Pour éviter ces erreurs, nous passions donc beaucoup de temps dans les phases de vérification.

• Différenciation commerciale
  ‍Aujourd’hui, quand on présente nos services à des courtiers, on se distingue notamment par des outils comme RowShare. En effet, c’est un gage de transparence et d’accès aux informations en temps réel.
  Nous avons des membres qui viennent d’autres réseaux et qui nous disent « Avant je ne comprenais jamais mes commissions », qu’ils viennent d’un autre réseau ou pas. Nous sommes fiers de pouvoir leur apporter cette lisibilité et cette simplification des protocoles.

Enfin, une fois que nous avons commencé à utiliser RowShare, nous avons réalisé qu’il offrait bien plus de fonctionnalités. L’outil s’est avéré si polyvalent que nous avons décidé de fermer l’espace membres de notre site web pour le remplacer par RowShare, qui est devenu notre extranet.

Nous l’utilisons aussi pour le stockage et la gestion de nos contenus et informations importantes (Vidéos, bibliothèques d’Images…), pour la génération automatique des contrats, le suivi des membres de notre réseau…

Quelles sont les fonctionnalités clés de RowShare qui facilitent le quotidien de votre équipe ?

RowMerge pour la génération des factures et des contrats.

La gestion de confidentialité : Chaque utilisateur a accès uniquement à ses données, et pourtant tout est consolidé en temps réel dans des tableaux uniques.

Le report automatisé des données d’un tableau à l’autre.

Avez-vous déjà fait appel au support de RowShare ? Qu’en avez-vous pensé ?

Oui, souvent. Le service est rapide et qualitatif : service 5 étoiles !